Traineeship Projectmanagement Woo

Wil jij als Young Professional meteen de ervaring op doen die de basis legt voor de rest van jouw veelbelovende carrière? Ben jij op zoek naar de baan die zowel professioneel als persoonlijke voldoening geeft? Start dan jouw carrière bij een maatschappelijk betrokken, betrouwbare en professionele organisatie: Gemeente Haarlem!

Bij gemeente Haarlem kan jij in een ontwikkeltraject starten als Projectmanagement ondersteuner Woo. De Woo regelt het recht op informatie over alles wat de overheid doet. Zo zal gemeente Haarlem hierin ook een verbeterslag gaan maken in de documentatievoorzieningen en daarom zoeken wij een leergierige, nieuwsgierige, gestructureerde en nauwkeurige projectmanagement ondersteuner (ofwel PMO’er).

In deze functie ga jij meedenken aan de documentenstructuur en de vastlegging van documentatie, organiseer, coördineer en notuleer je bijeenkomsten en ben je de vraagbaak voor het projectteam. Doordat er grote veranderingen komen, zal dat een impact gaan geven binnen de organisatie. Je bent sterk in de communicatie, je bent geduldig en je denkt graag mee aan de techniek en de (ICT) processen tijdens deze grote implementatie. Kortom, je bent een spin het web, legt makkelijk contact met mensen en behoudt de structuur bij ieder project. Je werkt nauw samen met de projectleiders en zorgt voor de ondersteuning in zijn/haar taken en ben je de rechterhand van de programmamanager.

Wat ga je doen als PMO Woo bij gemeente Haarlem?

Gemeente Haarlem heeft behoefte aan versterking en ondersteuning binnen team Woo. In dit team werk je samen met 6 tot 8 collega’s. Als PMO’er ben jij het aanspreekpunt voor de projectleiders, je collega’s en externen. In jouw rol stimuleer je de samenwerking, samenhang en verbinding tussen collega’s met verschillende expertises die betrokken zijn bij een specifiek project. Je leert enorm veel over advies uitbrengen en besluitvormingsprocessen. Bijvoorbeeld door de verschillende overzichten en rapporten die jij uitwerkt en de inhoudelijke bijdrage die jij levert.

Als  PMO’er Woo heb je een brede, analytische functie en een grote ondersteunende en initiërende rol. Je hebt ruimte voor het uitwerken van jouw ideeën en je vindt het leuk om je bezig te houden met het optimaliseren, standaardiseren  en het onderzoeken van processen binnen de organisatie. Jouw inbreng is meer dan welkom! Het opbouwen van een netwerk gaat jou helpen succesvol te worden in jouw rol, en jouw sociale skills kan je uitstekend inzetten in het onderhouden van contact met alle betrokkenen en de projectleiders.

Kortom, er staat een uitdagend ontwikkeltraject voor je klaar. We nemen je hieronder graag mee hoe jouw dag eruit kan gaan zien.

Hoe ziet jouw dag eruit als PMO‘er Woo bij de gemeente?

Inmiddels ben je al een aantal maanden aan de slag en weet je weg goed de weg te vinden binnen de gemeente. In de eerste weken heb je een rondleiding gehad door het bijzondere gemeentehuis wat al eeuwen bestaat. Wat indrukwekkend! In de tussentijd heb je kennis gemaakt met alle projectleiders van de verschillende projectgroepen en je weet precies wat er reilt en zeilt in ieder team. Ook heb je geleerd om helder en duidelijk te notuleren, aangezien het een groot belang is dat alles goed op schrift staat zodat alle afspraken helder in kaart staan.

Het is maandagochtend, de week gaat beginnen! Bij binnenkomst haal je je kopje koffie en doe je een gezellig praatje met je collega’s. Nadat de leuke weekend verhalen zijn gedeeld, log je in op je laptop en lees je de mailbox uit waarin je e-mails hebt ontvangen over verschillende vraagstukken. De e-mails neem je door zodat je deze gelijk kan behandelen en de vraagstukken kan uitvragen bij de juiste personen. In je agenda staan er voor vandaag 2 vergaderingen en een bila met je Teammanager gepland. Samen met je buddy bespreken jullie de dag door en leg je gelijk je vragen neer die in je opkomen. Wat fijn dat jouw buddy je hierbij kan helpen! Daarna lees je de notulen van de voorafgaande vergaderingen door, zodat je helemaal up-to-date bent en geen enkel onderwerp zal jou daarom gaan ontglippen. Je bent immers gestructureerd, je werkt nauwkeurig en je houdt het overzicht in alle projecten. Je weet precies welke afspraken er zijn gemaakt en ziet erop na dat deze worden nageleefd.

De weekstart met je team gaat beginnen! Na deze bijgewoond te hebben heb je een afspraak met de programmamanager. Samen gaan jullie het programma concretiseren en maken jullie de doelstellingen voor de aankomende weken helder. Ieder projectteam moet immers weten wat er te wachten staat en wat er van hen wordt verwacht!

De ochtend gaat snel voorbij en het is tijd voor de lunch. Samen met een aantal collega’s wandelen jullie in het zonnetje langs de lange grachten. Wat is Haarlem toch een mooie én bruisende stad! Teruggekomen van de wandeling woon je de volgende vergadering bij. Inmiddels zijn er processen van documentatiebeheer in kaart gebracht en heb jij de rol gekregen om jouw collega’s hierover te informeren. Jij mag meedenken en meeschrijven aan de instructie hiervan, aangezien jij precies weet hoe de procesflow verloopt. Doordat je geïnspireerd bent, maak je na de vergadering gelijk een beginnetje van de instructie. Het is even tijd voor jezelf,  je duikt Studytube in en volgt een aantal trainingen over het gebruik van systemen binnen de gemeente. Je sluit de trainingen af en het einde van de dag begint te naderen. Samen met je Teammanager bespreken jullie hoe het met je gaat en hoe de werkzaamheden verlopen. Je krijgt positieve feedback, wat een prettige afsluiter van de dag!

Tevreden sluit je je laptop af, praat je nog wat na en dan is het tijd om huiswaarts te gaan. Wat een volle maar leuke dag had je vandaag!

Wat bieden wij jou?

• Een leerzame functie
• Ervaring binnen de overheid
• Investeringen in jouw groei door middel van een volledig verzorgd opleidingstraject van de Bestuursacademie incl. gecertificeerde trainingen en cursussen
• Je komt te werken in een omgeving waar je de kans krijgt om je te ontwikkelen in projectondersteuning binnen de gemeente Haarlem.
• Goede arbeidsvoorwaarden, een bijpassend salaris, laptop en telefoon
• Hybride werkomgeving

Wat vragen wij van jou?

• Het meest belangrijke is dat je HBO/WO denkniveau hebt en enthousiast bent over de rol Projectmanagement ondersteuner (PMO) bij de gemeente Haarlem
• Specifieke inhoudelijke vakkennis vinden we waardevol, maar is niet noodzakelijk, dus laat je hier niet door tegen houden als je dit nog niet bezit. We gaan je namelijk nog heel veel leren!
• Je bent proactief, communicatief, leergierig, je durft vragen te stellen en netwerken is op je lijf geschreven. Daarnaast voer je je werkzaamheden nauwkeurig en accuraat uit
• De ambitie om door te groeien naar projectleider

Enthousiast geworden?

Dan drink ik (Keeley) graag een kopje koffie met je… digitaal of bij ons op kantoor! Heb je vragen of wil je meer informatie hebben? Dan mag je mij altijd mailen of bellen: keeley.huynh@akkodisgroup.com of 06-43445978

Heb je nog vragen?

Neem dan contact op met Keeley, zij beantwoordt graag al je vragen!